Закон о архивској грађи и архивској делатности – актуелности

АКТУЕЛНА ПИТАЊА У ВЕЗИ СА ОБВЕЗНИЦИМА, РОКОВИМА ЗА ИЗРАДУ АКАТА У СКЛАДУ СА ЗАКОНОМ О АРХИВСКОЈ ГРАЂИ И АРХИВСКОЈ ДЕЛАТНОСТИ И ЊИХОВОМ ДОСТАВЉАЊУ НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ

Садржина овог текста су, углавном, објашњења у вези са питањима која нам упућују корисници услуга Привредног саветника у вези са применом Закона о архивској грађи и архивској делатности („Службени гласник РС“, бр. 6/2020 – у даљем тексту: Закон), а која се односе на:

1) рок за израду и достављање надлежном архиву општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала, листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и општег акта о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената (да ли је тај рок 31. децембар 2021. године);

2) крајњи датум за предају преписа архивске књиге и са којом годином закључно, односно обавезу пописа архивске грађе и документарног материјала од почетка обављања делатности, односно од датума оснивања;

3) питање да ли су предузетници, огранци и представништва страних привредних друштава и удружења обвезници у складу са Законом?

1. Основним одредбама, као ни прелазним одредбама Закона,  није уређен рок у којем прописани акти морају бити донесени и достављени надлежном архиву

Закон је ступио на снагу 2. фебруара 2020. године и примењује се годину дана од дана ступања на снагу, односно од 2. фебруара 2021. године. Почетком примене Закона престали су да се примењују Закон о архивској грађи СРЈ и одредбе Закона о културним добрима у делу који се односи на архивску грађу и рад архива.

Одредбом члана 9. Закона прописане су дужности које ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала имају у вези са обавезом да савесно чувају у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у којем су и настали. Тако су (осим физичких лица) дужни да:

1) обезбеде одговарајући простор и опрему за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала;

2) одреде одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом;

3) евидентирају, означавају, класификују, датирају и архивирају архивску грађу и документарни материјал;

4) предају архивску грађу надлежном архиву под условима и у роковима предвиђеним Законом;

5) осигурају трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у електронском облику надлежном јавном архиву;

6) воде архивску књигу на прописаном обрасцу;

7) доставе надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години.

Према одредби члана 14. Закона, ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала (осим за физичка лица) дужни су да донесу:

1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и до-кументарног материјала;

2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања;

3) општи акт о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената.

Напомињемо да надлежни јавни архив даје сагласност на листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.

Општим актом о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала, поред тога што ће се, на основу листе категорије архивске грађе и документарног материјала вршити разврставање докумената на архивску грађу и остале документе, прописиваће се и начин евидентирања и чувања архивске грађе, поступак одабира архивске грађе, као и поступак уништавања документарног материјала којем је истекао рок чувања.

2.  Законом није уређено да су обвезници дужни да попишу архивску грађу и документарни материјал од почетка обављања делатности, односно од датума оснивања

Што се тиче питања око достављања преписа архивске књиге, рокова и обима преписа,  Министарство културе и информисања (које је надлежно за тумачење Закона о архивској грађи и архивској делатности) издало је на захтев Привредне коморе Србије мишљење бр. 011-00-71/2021-02 које смо у целини објавили у ПС 10/21, а чији извод, који се односи на обавезу достављања преписа архивске књиге, цитирамо у наставку:

''У вези са питањем и исказаном недоумицом у вашем допису која се односи на обавезу ствараоца и имаоца достављања преписа архивске књиге надлежном архиву, с обзиром на то да се сходно члану 9. став 2. тачка 7) Закона о архивској грађи и архивској делатности обавеза односи на достављања надлежном архиву преписа архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години, а да је Закон у примени од 2. фебруара 2021. године, од када се односи и на документарну грађу у настајању, мишљења смо да обавеза достављања преписа архивске књиге надлежном архиву за привредна друштва настаје 2022. године.“

Законом је прописана обавеза доношења одговарајућих подзаконских аката (правилника) од стране надлежног министарства (рок за њихово доношење био је до почетка примене Закона, односно 2. фебруар 2021. године). Међу тим подзаконским актима је акт којим министар за културу прописује образац архивске књиге (члан 9. став 5. Закона).

До сада су, према нашим сазнањима, донесени:

1) Правилник о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала („Службени гласник РС“, бр. 111 од 25. новембра 2021);

2) Правилник о ближим мерама заштите архивске грађе („Службени гласник РС“, бр. 29 од 25. марта 2021);

3) Правилник о условима и начину ревизије архивских фондова и збирки у архивима („Службени гласник РС“, бр. 29 од 25. марта 2021);

4) Правилник о ближим условима и начину стицања виших стручних звања у архивској делатности „Службени гласник РС“, бр. 97 од 15. октобра 2021);

5) Правилник о обрасцу и начину коришћења службене легитимације овлашћеног лица за вршење стручног надзора у заштити архивске грађе и документарног материјала ван архива („Службени гласник РС“, бр. 24 од 19. марта 2021. године).

У вези са питањем да ли су обвезници дужни да попишу архивску грађу и документарни материјал од почетка обављања делатности, односно од датума оснивања, такође напомињемо да прелазним одредбама Закона није прописана ова обавеза.>

Напомињемо да је обавеза евидентирања, чувања и архивирања регистратурског материјала и грађе, до почетка примене Закона (2. фебруар 2021. године) била прописана Законом о културним добрима („Службени гласник РС“, бр. 71/94, 52/11, 6/20, 99/11 и 35/21), чије су одредбе чл. 37, 38, 39, 40. и 41, члана 74. став 3, чл. 76, 81, 93, 97. и 131. престале да важе почетком примене Закона (2. фебруар 201. године), као и одредбе члана 53. став 2, члана 56. став 3, чл. 57, 61, 68, 70, 79, 85, 86, 87, 94, 95. и члана 111. став 4. тог закона, у делу који се односи на архивску грађу и рад архива.

Међутим, на интернет страници Историјског архива Београда, објављене су следеће информације:

''ОБАВЕШТЕЊЕ ЗА ПРАВНА ЛИЦА ПОД НАДЗОРОМ ИСТОРИЈСКОГ АРХИВА БЕОГРАДА:

Министарство културе и информисања је 7. маја 2021. Историјском архиву Београда доставило мишљење у складу са којим се услед отежаних услова пословања и у складу са законом за сва правна лица:

1. Продужава рок за израду обавезних нормативних аката до 31. децембра 2021. године;

2. Обавеза достављања преписа архивске књиге настаје 2022. године, односно препис се доставља до 30. априла 2022. године.

Члан 14. Закона о архивској грађи и архивској делатности прописује израду следећих нормативних аката:

1) ОПШТИ АКТ О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, КЛАСИФИКОВАЊА, АРХИВИРАЊА И ЧУВАЊА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА Архиву доставити два потписана и оверена примерка. Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.

2) ЛИСТА КАТЕГОРИЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА СА РОКОВИМА ЧУВАЊА

Архиву се уз Допис (заведен и потписан) достављају два примерка Листе категорија, која је претходно усвојена од стране одговорног лица директора/управног одбора /надзорног одбора ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, потписана и оверена. Странице обавезно нумерисати, a на последњој потписаној страници оставити простор за печат Архива којим иста постаје валидна. Један оверен примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.

3) ОПШТИ АКТ О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, ЗАШТИТЕ, И КОРИШЋЕЊА ЕЛЕКТРОНСКИХ ДОКУМЕНАТА
Архиву доставити два потписана и оверена примерка. Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.

Препис архивске књиге се доставља најкасније до 30. априла текуће године за документарни материјал настао у претходној години, а уколико до сада нисте достављали архивску књигу, онда први пут достављате копију целе архивске књиге.

Уколико сте у статусу:

1. Предузетника – Закон о приватним предузетницима („Службени гласник СРС“, бр. 54/89 и 9/90 и „Службени гласник РС“, бр. 46/91, 53/95 и 35/2002.),

2. Удружења чији су оснивачи искључиво физичка лица – Закон о удружењима („Службени гласник РС“, бр. 51/2009, 99/2011 – др. закони и 44/2018 – др. закон),

3. Представништва страног привредног друштва или огранка – Закон о привредним друштвима („Службени гласник РС“, бр. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – др. закон, 5/2015, 44/2018, 95/2018 и 91/2019),

за сада нисте обавезни да доставите Архиву нормативна акта, као ни архивску књигу. Уколико дође до евентуалних измена, исте ћемо благовремено објавити на нашем сајту.“

Дакле, Историјски архив Београда позива се на мишљење надлежног министарства од 7. маја 2021. године, при чему се не проноси садржина тог мишљења нити његов број, како би сви обвезници могли да буду упознати са ставом Министарства културе и информисања, као органом у чијој је надлежности давање званичних тумачења одредаба овог закона.

Напомињемо да су наведене инструкције намењене само обвезницима за које је надлежан Историјски архив Београда, при чему би свако од обвезника требало да се обрати свом надлежном архиву за проверу наведених информација и рокова.

3. Предузетници, огранци и представништва страних привредних друштава
и удружења као обвезници Закона

Према одредби члана 2. тач. 10) и 11) Закона, стваралац архивске грађе и документарног материјала је правно или физичко лице чијим деловањем настају архивска грађа и документарни материјал, а ималац архивске грађе и документарног материјала је носилац права на архивској грађи и документарном материјалу (власник, односно ималац другог стварног права или страна у облигационом односу) или свако друго правно или физичко лице које, на било који начин и по било којем основу има државину над њом (нпр., за уговор су обе уговорне стране и стваралац и ималац документа, за фактуру/рачун издавалац је стваралац, а купац је ималац улазног рачуна као документа и др.).

Одредбама чл. 9. и 14. Закона уређене су обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и обавезе у вези са управљањем документима. Према тим одредбама прописане обавезе (вођење архивске књиге, достављање преписа архивске књиге надлежном архиву у прописаним роковима, израда општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала са листом категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања, израда општег акта о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената и др. обавезе) прописане су за све ствараоце и имаоце архивске грађе и документарног материјала, осим за физичка лица.

Према наведеном, а по нашем мишљењу, Законом нису посебно наведени предузетници као ствараоци или имаоци архивске грађе и документарног материјала, односно Закон познаје само правна или физичка лица. Другим речима, у Закону се не дефинишу предузетници на начин на који су дефинисани у Закону о привредним друштвима. Наиме, у Закону о привредним друштвима, одредбом члана 83, предузетник је дефинисан као пословно способно физичко лице које обавља делатност у циљу остваривања прихода и које је као такво регистровано у складу са законом о регистрацији. Истом законском одредбом прописано је и да се физичко лице уписано у посебан регистар, које обавља делатност слободне професије, уређену посебним прописом, сматра  предузетником у смислу тог закона ако је тим прописом то одређено, као и да индивидуални пољопривредник није предузетник у смислу тог закона, осим ако посебним законом није другачије уређено.

С обзиром на то да предузетници никада не могу имати статус правног лица, а имајући у виду да Закон познаје само две врсте обвезника као имаоце и стицаоце архивске грађе и документарног материјала, и то правна и физичка лица, по нашем мишљењу, може се извући закључак да у смислу тог закона, предузетнике треба сматрати физичким лицима, па да као тако дефинисани немају обавезе прописане одредбом чл. 9. и 14. Закона.

Према одредбама чл. 567. и 574. Закона о привредним друштвима, ни огранак страног или домаћег привредног друштва, ни представништво страног привредног друштва немају својство правног лица, па у складу са тим одређењем, а по нашем мишљењу, такође немају обавезе прописане Законом за имаоце и стицаоце архивске грађе и документарног материјала.

Према одредбама члана 2. Закона о удружењима, удружење, у смислу тог закона, јесте добровољна и невладина недобитна организација заснована на слободи удруживања више физичких или правних лица, основана ради остваривања и унапређења одређеног заједничког или општег циља и интереса, који нису забрањени Уставом или законом. На удружења која немају статус правног лица, сходно се примењују правна правила о грађанском ортаклуку, осим ако овим законом није другачије одређено. Према одредби члана 4. истог закона, упис удружења у регистар је добровољан, али удружење стиче статус правног лица уписом у регистар.

Према наведеном, а по нашем мишљењу, уколико је реч о удружењу које није уписано у регистар, то удружење нема статус правног лица, па самим тим нема ни обавезе које су Законом прописане за имаоце и стицаоце архивске грађе и документарног материјала. У супротном, уколико је удружење уписано у регистар, оно је стекло статус правног лица, и то независно од тога да ли су удружење основала физичка или правна лица, па се на то удружење примењују Законом прописане обавезе.