УСВОЈЕНА ЈЕ ИЗМЕНА УРЕДБЕ О ЕЛЕКТРОНСКОМ АРХИВИРАЊУ

У „Службеном гласнику РС“, бр. 116/2023 од 26. децембра 2023. објављене су измене и допуне Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (у даљем тексту: Уредба о електронском архивирању).

У Уредби о електронском архивирању, која почиње да се примењује 1. јануара 2024. године, извршене су битне измене којима се доноси значајно растерећење пре свега за субјекте који припадају приватном сектору (који нису орган јавне власти) у погледу њихових обавеза у вези са чувањем и заштитом документарног материјала и архивске грађе у електронском облику.

Изменама Уредбе брисан је ранији члан 2. који је предвиђао да су ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику дужни да електронско архивирање, до предаје архивске грађе надлежном архиву, врше у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување. Та одредба је укинута и предвиђено је потпуно другачије решење.

Другачије решење у вези са чувањем електронског документа огледа се у томе што је изменом Уредбе (члан 2) направљена разлика између докуметарног материјала који се трајно чува у електронском облику (архивска грађа) и документарног материјала у електронском облику који нема трајни рок чувања.

За докуметарни материјал који се трајно чува у електронском облику изменом Уредбе је прописано: 

• да су ствараоци и имаоци документарног материјала који се трајно чува у електронском облику дужни да до предаје надлежном архиву осигурају његово поуздано електронско чување у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување, а да се
• поуздано електронско чување документарног материјала који се трајно чува у електронском облику који су ствараоци предали државном органу и организацији, органу територијалне аутономије и јединици локалне самоуправе, установи, јавном предузећу и имаoцу јавних овлашћења осигурава преко тог органа као имаоца.

За докуметарни материјал у електронском облику који који нема трајни рок чувања, обавеза ствараоца и имаоца оваквог документарног материјала је да осигура његов интегритет, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост квалификованим електронским потписом, односно квалификованим електронским печатом. 

Према томе, електронско архивирање у складу са правилима и процедурама поузданог електронског чувања (које су прописане Законом о електронском документу и подзаконским актима донетим на основу њега, као и чланом 5. саме Уредбе), постојаће само за електронску архивску грађу, тј. документарни материјал у електронском облику који мора трајно да се чува, с тим да ако је такав документарни материјал предат неком државном органу и организацији, органу територијалне аутономије и јединици локалне самоуправе, установи, јавном предузећу и имаoцу јавних овлашћења, поуздано чување се осигурава преко тог органа као имаоца, тј. стваралац/ималац не мора да у свом информационом систему обезбеди поуздано чување.

Када је реч о документарном материјалу у електронском облику који нема трајни рок чувања, већ се се након истека прописаног периода чувања може уништити (уз прибављање сагласности надлежног јавног архива за органе јавне управе), за овај материјал стваралац/ималац треба да обезбеди придруживање квалификованог електронског потписа/печата као меру обезбеђивања интегритета, аутентичности, веродостојности, целовитости и употребљивости електронског документа у периоду чувања.

Поред тога, брисана је одредба да сви ствараоци и имаоци докуметарног материјала и архивске грађе у електронском облику врше електронско архивирање у софтверском решењу – информационом систему за поуздано електронско чување, а апликација еАрхив ће се за потребе електронског архивирања користити од стране државних органа и организација. 

Такође, брисана је ранија одредба да су сви ствараоци и имаоци дужни да приступ документарном материјалу који се трајно чува омогуће надлежном јавном архиву кроз еАрхив.

Све обавезе, односно дужности у вези са електронским архивирањем пре предаје надлежном органу (које су прописане у члану 5. Уредбе) неће се односити на документарни материјал који нема трајни рок чувања, већ само на документарни материјал који има трајни рок чувања, и то једино у случају ако није предат одређеном државном органу, односно организацији.

Поред ових, извршене су и друге мање битне измене које у овом тексту нисмо наводили.

Детаљнија објашњења о садржају извршених измена у Уредби о електронском архивирању која почиње да се примењује од 1. јануара 2024. год. даћемо у посебном чланку у ПС 1/24.