ДОСТАВЉАЊЕ ПРЕПИСА АРХИВСКЕ КЊИГЕ ЗА 2023. ГОД. НАДЛЕЖНОМ ЈАВНОМ АРХИВУ ДО 30. АПРИЛА 2024. ГОД.

Једна од обавеза за субјекте из приватног и јавног сектора (тзв. ствараоце и имаоце документарног материјала и архивске грађе) која је прописана чл. 9. Закона о архивској грађи и архивској делатности (у даљем тексту: Закон) је да

– воде архивску књигу на прописаном обрасцу и

– доставе надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години.

Архивска књига је основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду ствараоца.

Образац архивске књиге, коју воде ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала, прописан је Правилником о обрасцу Архивске књиге (у даљем тексту: Правилник о архивској књизи). Овим Правилником је за вођење архивске књиге прописан Образас АК и ова евиденција се може водити у папирном или у електронском облику о чему конкретан субјект доноси одлуку. Органи јавне управе су дужни да комплетно канцеларијско пословање, које укључује и архивирање, врше помоћу софтверског решења Писарница.

У складу са наведеним, пословни субјекти из приватног и јавног сектора дужни су да архивску књигу воде на прописаном Обрасцу АК и да препис архивске књиге за 2023. доставе надлежном јавном архиву до 30. априла 2024. године. 

Уредбом о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (у даљем тексту: Уредба о електронском архивирању) која се примењује од 1. јануара 2024. године, поред осталог, предвиђено је коришћење апликације еАрхив за достављање одговарајућих докумената и аката надлежном јавном архиву. 

Међутим, иако је апликација еАрхив требала да почне да се користи од 1. јануара 2024. год. иста до момента писања овог текста још није пуштена у продукцију. Осим тога, Уредбом о електронском архивирању није директно тј. експлицитно прописано да се препис архивске књиге доставља надлежном јавном архиву искључиво преко апликације еАрхив (иако је најављено да ће то бити обавезујућа пракса). 

Остаје да надлежни јавни архиви када апликација еАрхив почне да се користи (у овом моменту не зна се са сигурношћу када ће то бити) уреде да ли и како ће се надлежном јавном архиву електронски достављати препис архивске књиге у електронском облику.

1. Субјекти чије је седиште у Београду

Правна лица чије  је седиште на територији града Београда претходних година нису имала обавезу достављања преписа архивске књиге до краја априла наредне године надлежном јавном архиву за територију Београда (то је Историјски архив Београда) јер је наведени архиву априлу 2022. год. на свом сајту https://www.arhiv-beograda.org/rs/ објавио инструкцију да за правна лица из Београда до даљег та обавеза не постоји.

По том питању нема промена јер се на сајту Историјског архива Београда и даље налази следећа непромењена инструкција за правна лица са територије града Београда

„Услед изузетно великог броја до сада примљених захтева за издавање сагласности на Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања, као и законског рока за достављање преписа архивске књиге, а из непостојања адекватних техничких и кадровских капацитета, обавештавамо Вас да Историјски архив Београда НИЈЕ У МОГУЋНОСТИ ДА ДО ДАЉЕГ ПРИМА НОВУ ДОКУМЕНТАЦИЈУ, на до сада једини примењени начин - искључиво писаним путем.

ЈОШ ЈЕДНОМ ВАМ УКАЗУЈЕМО ДА БЕЗ ОБЗИРА НА ПРИБЛИЖАВАЊЕ ЗАКОНСКОГ РОКА ЗА ПРЕДАЈУ ПРЕПИСА АРХИВСКЕ КЊИГЕ НАМ ДО ДАЉЕГ ИСТЕ НЕ ДОСТАВЉАТЕ НИ ЛИЧНО НИ РЕДОВНОМ ПОШТОМ.

У циљу адекватног решавања овог проблема, у овом тренутку се ради на успостављању е-сервиса којим ће се документација примати и у електронском облику. Чим се за то стекну услови о истом ћемо вас, на овај начин, благовремено обавестити.

Док сви ствараоци и имаоци не буду у прилици да нам доставе поменуту документацију везану за Закон о архивској грађи и архивској делатности, Архив Београда, по овом питању, НЕЋЕ СПРОВОДИТИ КАЗНЕНЕ МЕРЕ НАВЕДЕНЕ ЗАКОНОМ...“

Према томе, будући да Историјски архив Београда до овог момента није обавестио јавност о стицању услова за достављање документације и преписа архивске књиге у електронском облику путем е-сервиса (што је истакнуто у цитираном обавештењу) правна лица са територије града Београда тренутно немају обавезу да препис архивске књиге за 2023. год. доставе овом јавном архиву до 30. априла 2024. год. нити поштом, нити лично или на неки трећи начин и неће се спроводити казнене мере због овог недостављања. 

Правна лица са седиштем у Београду свакако треба да  воде архивску књигу и унесу податке у Образац АК за 2023. годину али нису дужна да препис архивске књиге за наведену годину доставе Историјском архиву Београда до краја априла 2024. год. 

Претплатнике ћемо благовремено обавестити о променама која се тичу правних лица из Београда, када исте буду објављене од стране надлежног архива.

У вези са кругом обвезника Историјски архив Београда је на свом сајту такође навео да предузетници, удружења чији су оснивачи искључиво физичка лица и огранак/представништво страног правног лица за сада немају обавезу да доставе овом архиву нормативна акта, као ни препис архивске књиге.

2. Субјекти чије је седиште ван Београда

Посећивањем интернет страница осталих надлежних архива за субјекте са седиштем из других градова, ван Београда, установили смо да многи јавни архиви нису објавили инструкцију какву је дао Историјски архив Београда да не примају копије архивских књига до краја априла наредне године, као и нормативне акте на оверу. 

Према нашим сазнањима одређени надлежни јавни архиви у другим градовима, ван Београда, примају достављање преписа архивске књиге и нормативних аката у вези са архивским и канцеларијским пословањем. 

Примера ради, Историјски архив Новог сада је на свом сајту http://www.arhivns.rs/ објавио информацију да се нормативна акта и листа категорија достављају на сагласност Историјском архиву Града Новог Сада и да је рок за доставу преписа архивске књиге за 2022. год. 30. април 2023. год (нова ажурирана информација у вези са достављањем преписа архивске књиге за 2023. год. на овом сајту није објављена).

Имајућу у виду чињеницу да многи јавни архиви који су територијално надлежни за друге градове сем Београда, нису објавили информацију да не примају преписе архивских књига од ствараоца/имаоца архивске грађе и документарног материјала већ се та обавеза испуњава на прописани начин саветујемо правним лицима са седиштем ван Београда да са јавним архивом који је надлежан према њиховој територијалној припадности провере каква је пракса конкретног архива и уколико та обавеза постоји да доставе препис архивске књиге за 2023. надлежном јавном архиву до 30. априла 2024. године.